Șabloane de planificare și productivitate – Productivity lifehacks and more

“You don’t need more time in your day. You need to decide.”  

Seth Godin

O prietenă m-a întrebat acum 2 zile ”Care e planul” și mi-am dat seama că nu am nici un plan pe anul viitor. M-am panicat instant.

Cum să nu am un plan?

Acum câteva luni m-am pus să planific TOT până la sfârșit de an.

Toate cheltuielile semnificative, toate proiectele în curs, posibile proiecte. Timp alocat pentru urgențe, zile de lejereanu, schimb de dietă, am vrut să planific tot ce pot ca să pot încheia anul cu păr pe cap. 

M-am uitat la zeci de videouri despre planificare, bujo, time blocking, aplicații pentru productivitate, tipuri de agende și efectiv m-am pus pe treabă să planific 01 – proiectele mele de lucru 02 – proiectele voluntare 03 – lansarea propriei afaceri.

După câteva zile mi-am dat seama că nu am cum să mă țin de planul meu ideal. Faptul că am 0 aderență la rutină nu mă ajută deloc dar nici faptul că de pe o zi pe alta nu prea ai cum să adaptezi un plan ideal. 

După câteva săptămâni am învățat că e mai ok să fie agenda necompletată decât să introduci elemente de umplătură care mai apoi să rămână nebifate.

După câteva luni mi-am dat seama că e ok să nu te chinui să te ții de un stil de planning anume. Sunt muuulte tipuri de planificare defapt, depinde mult ce planifici.

– poți imagina, viziona proiectul ca o hartă, ești conștient unde te afli și fixezi care e direcția în care te îndrepți

– poți planifica pe baza de obiective segmentate pe diferite termene (1 luna – 1 an – 3 ani 10 ani etc)

– poți să te axezi pe taskuri ce trebuie făcute, efectiv să faci o listă cu pașii ce trebuie să parcurgi sau

– poți să nu planifici ci să execuți, nu totul necesită un plan. Uneori e necesar să acționezi.

Altfel planifici o nuntă și altfel un proiect științific.

În funcție de stadiul proiectului poți schimba tu, funcția ta, ca și ~planificator~. Așa că nu te stresa.

E un subiect interesant cu probabil sute și mii de articole pe temă. Dacă vă interesează mai pot include astfel de articole. Înapoi la despre ce vorbeam deci…

În momentul de față, înainte de anul nou cu câteva zile trebuie să recunosc că cel mai important lucru ce am învățat e că e ok să pui x sau liniuță în loc de bifă.

E ok să tragi task-ul respectiv după tine câteva săptămâni și apoi să îți dai seama că trebuie să îl abandonezi.

E ok ca unele lucruri să nu fie niciodată bifate.

E ok să rămână zile necompletate.

E ok ca uneori să te recalculezi.

E ok să spui nu.

E ok să măzgălești paginile.

Pe moment folosesc o agenda care nu e pentru anul curent si nici macar pe limba mea materna. Conteaza? Nu. Evenimentele, meetingurile, lucrurile importante tin si in calendar digital.

E ok să ai mai multe agende simultan. Să ai un loc unde să îți treci ideile. Să ai un loc unde să treci ideile care sunt transformate în misiuni, adică, un loc unde să le detaliezi și apoi le programezi în agendă în formă de time-block-uri.

E ok să folosești stickere.

E ok să te prioritizezi sau să prioritizezi task-urile într-adevăr importante și clienții tăi probabil vor înțelege. 

Doar nu te minți. Nu te autosabota.

Să nu treci task-uri fictive, să nu bifezi ce nu ai făcut.

Reține, scopul tău nu e să umpli calendarul sau agenda, dimpotrivă.

Scopul tău e ca acel calendar sau acea agendă să ofere claritate.

Ai nevoie pentru a începe fiecare zi cu un scop. 

Cum să începi să planifici, deci, ca și cineva care lucrează într-un mediu mai flexibil și simți nevoia de a auto-organiza

Începe cu începutul, stabilește clar obiectivul sau obiectivele tale

01. Împarte timpul ce îți stă la dispoziție în diferite segmente.

  • Dacă ai o mică afacere, ar fi bine să ai un plan de 3 ani în cap, un plan pe anul acesta, un plan pentru fiecare sezon, un plan lunar, un plan săptămânal și un plan zilnic. La astea se pot adăuga altele, nu este o regulă. Dar e bine să îți faci tu o regulă.
  • Să te verifici periodic, să faci un brainstorming cu tine, să vezi unde afli, dacă ai progresat.
  • Să faci o analiză swot o dată pe sezon pentru a obține claritate, a abandona proiectele care nu evoluează, a recalcula traseul dacă e necesar saaaau a aplauda ce ai făcut. 

02. Setează un obiectiv pentru fiecare plan

  • Un singur obiectiv la început. Apoi poți crește.
  • Dacă ai o afacere mică, acesta poate arăta astfel : plan zilnic – promovare pe rețele, plan săptămânal – articol blog + 15-20 de ore client work, plan lunar – newsletter, plan sezonal – 1 campanie/sezon, plan anual – aplicare calendar conținut/ încasări XYZ.000 $/lansare produs/serviciu XY
  • stabilește pașii necesari pentru a ajunge la obiectivul tău: ( 2×20 minute/zi – rețele sau 1 oră pe zi – blog sau 3 ore/zi – client work, 2 ore ambalare colete / verificare e-mailuri, 8 ore/săptămână editare newsletter, 4 ore/săptămână marketing/ networking etc etc) – folosește blocuri de timp.

03. Nu renunța – fii perseverent și consecvent.

  • Ai întrerupt ciclul? Nu contează, poți începe înapoi sau îț poți ajusta mai pe placul tău.
  • Fii realist. Dacă ai o mică afacere și pe lângă asta lucrezi și part time, nu poți planifica 4/zi extra work. Dacă ai un job cu proiecte flexibile nu îți poți bloca calendarul așa cum poate bloca cineva care are consultații programate sau un workflow bazat pe programări.

04. Ai răbdare să îți descoperi stilul.

  • folosește 2 agende. Una pentru tot ce e time-sensitive, adică trebuie executat în viitorul apropiat sau ține de activitățile tale zilnice și una pentru idei și tot felul de prostioare. Eu mi-am dat permisiunea anul acesta să combin cele 2. Am avut un program haotic și nu prea puteam să planific concret. Așa că am ajuns să combin ideile cu task-uri, periodic am făcut follow-up să strâng ideile și planurile neexecutate.
  • la început nu ai nevoie decât de un caiet și un creion… și poate un liniar. 
  • încearcă diferite orientări – în funcție de ce anume planifici. Uneori e mai util și mai prietenos planificarea pe vertical (pe coloane), în alte situații e mai ok să ai mai mult spațiu să te extinzi pe orizontal

05. Include buffer time (ore sau zile în plus)

  • Uneori ai probleme tehnice. Exportul durează  ore, windows-ul fix acum face update. Instalatorul exact atunci vine sau pur și simplu nu se aliniează stelele. Dacă ai disfuncție executivă știi foarte bine că stelele tot ampulea stau și nu poți explica de ce nu poți să te miști. Altă poveste, esența e la fel, adaugă timp de respirat.
  • Dacă nu vrei să respiri, poți lucra la altceva sau la tine.
  • Poți să te odihnești. Este musai să te odihnești. 

Recomand să dedici și să secționezi 2 zone sau mai multe (3 sau 4 zone) pentru fiecare plan: calendar propriu-zis /zona de idei/lista cu ce trebuie făcut/obiectiv/detalii/timeline.

De exemplu în planul săptămânal să ai o pagină cu lista cu ce trebuie făcut dar și un calendar cu zilele săptămânii unde poți apoi să introduc task-urile.

E util să ai secțiuni pentru că nu toate task-urile le putem programa în timp exact. Uneori avem nevoie de flexibilitate, de aia suntem freelanceri hihihi.

Paralel cu agenda folosesc și alte șabloane de productivitate, pentru claritate extra legat de anumite proiecte sau perioade mai aglomerate.

Dacă ți-a venit pofta să începi să planifici, bun venit pe blog!

Găsești daily planner, weekly planner, monthly planner, meal planner și alte chestii random pe care le folosesc cu mai mult au mai puțin succes și consecvență.

Am o selecție de șabloane canva în engleză.

Eu îți urez mult succes, dacă ai nevoie de idei de executare pentru planul tău de conținut, citește articolul!

Legat de cum stau eu cu planificare pe anul viitor, ei bine, anul trecut stăteam mai bine. Faptul că am început însă acest blog e un mare progres, în sfârșit am un loc unde să  îmi strâng ideile și să fac un pic de ordine în cap.

Obiectivele până în mai sunt cele mai banale, să îmi plătesc taxele și să pot să pun mâncare pe masă.

Care sunt task-urile necesare pentru asta?

Am făcut o listă. Am făcut o listă cu sursele mele de venit, oportunitățile pe care le am în momentul de față, direcțiile în care mă pot evolua, riscurile de care pot da, lucrurile le pot îmbunătăți. E o listă lungă.

Sortez lista după urgență / prioritate / importanță. Îmi schițez fluctuațiile mele de energie și încerc să îmi planific în mod realist câte ore pot fi disponibilă pentru alții. Nu programez ședință foto la ora 19 dacă ultimul lucru pe care vreau să fac la ora 19 e o ședință foto.

Dacă ești femeie, ciclul tău joacă un rol imens în cum îți planifici luna și săptămâna. Probabil e o idee bună să te analizezi și să te încetinești în unele perioade.

Dacă ești bărbat, felicitări, primești zilnic multiple doze de boost de hormoni și asta te face mult mai pus pe treabă. Într-o oră poți să îți schimbi părerea în unele lucruri. Dacă și gagica ta știe acest lucru, nu te mira dacă ești întrebat de multiple ori legat de unele subiecte (ai răspuns nepotrivit prima dată)

Articole recente:

Pentru alte idei și alte resurse: https://www.fatacareediteaza.ro/blog – încerc să o fac mai user friendly să găsiți lucrurile mai repede
Pentru o scurtătură în planificare și creare conținut, poți să descarci colecții de șabloane Canva din shop – https://www.fatacareediteaza.ro/shop/
Dacă ai nevoie de ajutor în editare sau alte servicii, mă găsești la monica@fatacareediteaza.ro
Poți sprijini activitatea mea aici (buy me a coffee) – https://www.buymeacoffee.com/bymonicaszentes
Dacă vrei să fim prieteni pe rețele, mă găsești pe Insta deocamdată, cu probabil 1 urmăritor. – https://www.instagram.com/fatacareediteaza/

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 0 / 5. Vote count: 0

No votes so far! Be the first to rate this post.


Posted

in

, ,

by

Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *